Weg met de matrix?

Op de agenda stond een nieuwe organisatie-structuur, een organisatie-structuur die autonomie zou geven aan de verschillende waardestromen en productfamlies: Lean! Het MT van een grote project-organisatie had een hele heidag vrijgemaakt om dit idee te bestuderen en de realisatie ervan te bespreken.

Ik zorgde voor de lean en kata invalshoek en onze gewaardeerde collega Henry Weessies beloofde een hardgekookt verhaal over organisatie-ontwerp. En de slotsom was: Laat maar zittenwe hebben een beter plan!

 

Doeltoestand

De doeltoestand van het MT was om de processen en interfaces danig te vereenvoudigen en daarbij de bevoegdheden van leidinggevenden veel duidelijker zou vastleggen. Om verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de managers meer met elkaar in lijn te brengen, zodat besluitvorming kan versnellen en verbeteren. Anders gezegd: Iedereen zou aan de Value Stream Manager gaan rapporteren en deze zou eindverantwoordelijk zijn voor alle keuzes en prioriteiten. Het idee was om daarbij zoveel mogelijk gebruik te maken van klaar liggende organisatie-modellen, zonder deze opnieuw uit te vinden. En in termen van Mintzberg: Het MT wilde naar een divisie-structuur, ingericht naar onafhankelijke productfamilies.

 

Mintzberg

Huidige situatie

De huidige situatie is die van een professionele bureaucratie. Waarbij de verschillende stafleden en vakinhoudelijke specialisten hun eigen prioriteiten en budgetten stellen, zonder die perse af te stemmen met de projecten (die de werkelijke business verzorgen). Als gevolg daarvan zijn planningen vaak slecht op elkaar afgestemd en lukt het projecten vaak niet of slecht om medewerking te krijgen van de specialisten die ze nodig hebben. Als gevolg daarvan voelt vrijwel niemand zich verantwoordelijk voor het geheel en worden ook de project managers niet echt gehouden aan hun resultaten: daar hebben zij tenslotte maar beperkte invloed op.

Obstakels

Obstakels voor een snel en effectief besluitvormingsproces werden o.a. gezien in de matrix structuur, in het feit dat iedereen zijn eigen koers vaart, in de moeizaam gevonden overeenstemming tussen specialisten en projecten en specialisten onderling en in de omstandigheid dat bijna niemand direct aan de Value Stream Managers rapporteert.

Eerstvolgende doeltoestand

Het idee was om nu om als eerstvolgende doelstelling een eenduidige organisatie-structuur ingevoerd te hebben. Maar Henry Weessies zette de MT leden in een kringgesprek en stelde een paar vragen. Hij vroeg bijvoorbeeld naar het belang dat iedereen vertegenwoordigde en waarom. Hij vertelde over het verschil tussen lijn, staf en technostructuur en over de vijf archetypische organisatie-modellen die daarmee volgens Mintzberg gevormd kunnen worden. Hij liet ook zien dat ieder organisatie-model gedoe geeft, zij het telkens op een andere manier. En dat het er in organisaties eigenlijk ten eerste om gaat om uit dat gedoe te komen. Door het open en transparant te hebben over de wederzijdse belangen.

Het MT zag snel in dat het oplossen van de matrix structuur niet het eerste op te lossen obstakel zou moeten zijn. Integendeel, het zou een boel energie kosten en alleen afleiden van het verbeteren van samenwerking, werkwijze en werkprocessen. Misschien zou het zelfs leiden tot interne sollicitatie-rondes, tot eindeloze touwtrekkerij met de OR en nog zo wat niet waardetoevoegende tijdslurpers. Een boel muda, waarna alsnog de coordinatie en afstemming geregeld zou moeten worden, maar dan net anders…

De oplossing zou dus veel meer moeten liggen in een open overlegstructuur, waarin men de belangen helder met elkaar bespreekt en waar gezamenlijk keuzes gemaakt worden. Een overleg cultuur waarin men zich ook gedisciplineerd houdt aan gemaakte afspraken. De eerstvolgende doeltoestand die daarbij leek te passen, was een eenduidige overlegstructuur voor de hele organisatie, met een vast patroon en ritme, waarbij het duidelijk zou zijn wie welk soort besluit neemt -en wanneer-. Waarbij het helemaal niet nodig was om de matrix met een complexe reorganisatie te elimineren. En het mooiste van alles: Men zou er binnen een week al een eerste versie van in werking kunnen hebben… 

 

 

Lees hierover ook de blog van Marieke Kooiman: De 9e Muda