Wat professionals zeggen over een lean traject

Meest verrassende inzicht tijdens de sessies (VSM, Kaizens) tot nu toe?

  • “Doordat wij van huis uit gewend zijn om vanuit een hoop inhoudelijke vakkennis te handelen was het voor de deelnemers moeilijk om de bestaande werkwijzen los te laten.”
  • “Traditioneel zijn wij vanuit de inhoud gericht op de “eigen” activiteit en hebben wij vaak weinig zicht op activiteiten van andere actoren binnen het proces. Lukt het al om te kijken naar activiteiten van anderen op de afdeling, zodra een proces de afdeling overstijgt is ontstaat al snel het beeld van “hullie en zullie”.
  • “Het meest verrassende vond ik dat je vaak vanuit je eigen werkplek kijkt en niet in de gaten hebt wat voor effect je eigen handelingen op andere afdelingen kunnen hebben.”
  • “Zien / horen wat andere collega’s doen, en begrijpen waarom ze doen, wat ze doen, en (lean) horen te doen.”
  • “Dat er meer begrip werd getoond door collega’s dat het niet altijd aan financiën ligt dat het soms zo stroef gaat of lang duurt. En als je stapsgewijs de procedure doorloopt dat je ziet dat je ontzettend veel tijd kwijt bent met oneigenlijke werkzaamheden waarbij je zelf niet meer stilstaat bij dat het zo gebeurt.”

Het grootste resultaat / verbetering die is geboekt?

  • “Opvallend voor mij was dat gedurende de bijeenkomsten de klant steeds centraler kwam te staan in plaats van de organisatie rond de klantvraag. Hierdoor werd het mijns inziens mogelijk om het grootste resultaat, namelijk een drastische vermindering van de doorlooptijd van het proces, te realiseren. Veel onnodige stappen worden niet meer genomen en activiteiten binnen het proces zijn nu beter op elkaar afgestemd.”
  • “Mooi om te ontdekken dat het werkproces zoveel korter kan verlopen. Een mooie motivatie om ook op andere processen toe te passen.”
  • “Helaas dat bij de aftrap bleek, dat het proces was afgebakend om invorderingen lean te maken. De aansluiting vanuit mijn (beleids-)gebied (bouwvergunningen) was daardoor beperkt. Dat moeten we nu óók oppakken!”
  • “Dat je met diverse vakafdelingen afspraken kan gaan maken hoe het voor alle partijen gestroomlijnd kan gaan werken, dat je daaarmee de efficiëntie/flow van het proces kan structureren.”

De manier waarop het lean-proces verloopt (de samenwerking met collega’s, ook van andere afdelingen, het tempo, etc)?

  • “Vooral het gezamenlijk optrekken binnen het leanproces en het enthousiasme bij de deelnemers zorgt voor verrassende resultaten en in ieder geval een goed draagvlak bij de deelnemers. Een uitdaging nu is dit enthousiasme vast te houden en over te brengen op alle betrokkenen binnen het proces en de rest van de organisatie. Op deze manier kunnen we een goede invulling geven aan de ontwikkelingen rond bijvoorbeeld het KCC en de bezuinigingstaakstelling.”
  • “De 3 VSM-dagen heb ik zeer positief ervaren. Het is fijn dat er uit meerdere afdelingen mensen bij elkaar zijn gekomen voor één proces. Dat is zeker van toegevoegde waarde. Meestal weet de éne afdeling niet wat de andere afdeling doet en op deze manier begrijp je elkaar beter en weet je ook van elkaar wat ieder zijn/haar rol is in het proces.”
  • “Ik had niet verwacht dat een proces zoveel tijd in beslag zou nemen; 3 dagen over het plan van aanpak en daarna nog de uitvoering. Dat blijft meestal liggen binnen onze organisatie. Wellicht dat andere processen dan sneller lean gemaakt kunnen worden omdat je dan straks meer ervaring hierin hebt.”
  • Ik heb de dagen als intensief ervaren. Mogelijk dat het kwam doordat het een voor mij een bijna geheel onbekend proces was. Tegelijkertijd mijn complimenten voor het begeleiden van de bijeenkomsten. Duidelijk, boeiend èn ‘lean’.”
  • “De samenwerking met de verschillende afdelingen heb ik als erg positief ervaren.”
  • “Nu hebben we te maken met een selectie van collega’s uit de vakafdelingen. Het proces dat ontworpen is zal door iedereen moeten worden gedragen, anders verval je weer in ons eigen ambtenarencultuur.”