Standaarden, of gerommel zoals op vakantie?

Het ochtendritueel van ‘s ochtends opstaan, aankleden en ontbijten kostte mijn gezin en mij deze zomervakantie opvallend veel meer tijd dan gedurende de rest van het jaar -wanneer we naar school en werk gaan-.

Kinderen poetsten hun tanden niet, de afwas van gisteravond was nog niet gedaan, zonnebrillen leken van de aardbodem verdwenen. Met als gevolg dat we telkens veel later naar het strand vertrokken dan we wilden, te laat aan kwamen bij de fietsenverhuurder, de leukste plekken bij de strandtent al bezet waren… Met kleine en grote irritaties tot gevolg.  

Dit kwam natuurlijk doordat we meer tijd namen, de bogen minder gespannen waren, maar ook doordat er minder routines en vaste patronen beschikbaar waren. Routines en vaste patronen zijn een soort standaarden. Het zijn de vaste stappen die we ons eigen hebben gemaakt, die ertoe leiden dat we zo eenvoudig mogelijk dingen gedaan krijgen. Zodat tijd en ruimte overblijft voor aandacht voor elkaar.

In organisaties zie ik vaak hetzelfde als bij ons in de vakantie. Medewerkers besteden iedere dag veel tijd aan het oplossen van problemen, die telkens weer terugkomen. Zodat kostbare tijd verloren gaat en er onderlinge irritaties ontstaan over hoe men de dingen doet.

En zou het, juist op het werk, niet veel gaver zijn als we die tijd en aandacht konden besteden aan het verbeteren van onze samenwerking in het proces?

Zoals een team bij een van de grote financiele instellingen in ons land bijvoorbeeld deed. Dat team besteedde veel tijd aan het oplossen van problemen bij het uitvoeren van de werkzaamheden en met name aan het onderlinge afstemmen om de kwaliteit te waarborgen. Teamleden en teamleider gingen bij elkaar meekijken. Toen bleek dat ook de werkwijzen van verschillende medewerkers varieerden, met als gevolg wisselende bewerkingstijden.

In groepen werden vervolgens standaarden ontwikkeld voor alle activiteiten. Die werden uitvoerig getest, zodat voor alle activiteiten de beste werkwijze naar boven kwam. Om de standaarden vast te houden, voerde het team een verbeterroutine in, waarbij teamleden met met een vaste ritmiek met elkaar meekijken en hun tijd en creativiteit gebruiken om de standaard te verbeteren.

Met als resultaat voorspelbare kwaliteit en bewerkingstijd. Maar nog veel belangrijker was dat energie en ruimte die beschikbaar kwam om de samenwerking iedere dag te verbeteren. En het gerommel ook voor hen tot de vakantie beperkt bleef!