Scrum en lean in Zaanstad

De jaarlijkse begroting “scrummend” laten versnellen en verbeteren?

Een volledig digitaal proces dat door de burger zelf wordt doorlopen voor de verlening van een vergunning voor de bouw van een dakkapel. Hoe lean is dat? En is dit de trend? Deze vragen en stellingen kwamen aan de orde tijdens de LOP bijeenkomst van 24 maart in de gemeente Zaanstad, gehost door twee enthousiaste Beleidsadviseurs, Jeroen Meijer (tevens Scrum master) en Yousouf Yousufi (Lean Black Belt).

Jeroen gaf aan dat de Scrum methodiek voor de opstelling van de begroting in 2015 in Zaanstad gezorgd heeft voor een kortere doorlooptijd en een kwalitatief beter eindproduct waar alle betrokkenen tevreden over zijn. Hoe? Door minder overdrachten en toetsmomenten en door te werken met een klein scrumteam bestaand uit de juiste mix van specialisten dat in een aantal korte sprints in staat was om telkens een gereed tussenproduct op te leveren. En, het leverde tevens meer  betrokkenheid en plezier op, vooral door “lerend te ontwikkelen”. Samengevat:

  • sneller, beter, lerend en op basis van goede samenwerking.

Copy of LOP24032016

Simulatie

Om drie belangrijke uitgangspunten van Scrum te laten ervaren, speelden de deelnemers aan de bijeenkomst de “Marshmallow Simulatie”.

20160324_155314

Deze simulatie illustreert goed onze diepgewortelde neiging om zaken eerst uitvoerig door te spreken en om op basis van theoretische aannames een plan te maken, daarover te onderhandelen en dat vervolgens pas uit te voeren. In plaats van gewoon te beginnen en telkens met kleine stappen of experimenten verschillende zaken uit te testen en te ontdekken hoe het in de praktijk werkt en wat handige vervolgstappen zouden zijn. Teams die dat doen, leren veel sneller en komen ook tot betere resultaten. Jeroen legde nog uit hoe zijn team, met de scrum methodiek aannames expliciet gemaakt heeft door vooraf een goede “definition of done” te definieren voor elk product dat tijdens sprint wordt opgeleverd. En hoe zijn team geleerd heeft om tijdens elke sprint ook gewoon een gereed stukje product (een deel van de begroting) op te leveren. Een stukje dat kon worden beoordeeld, net zoals men “een prototype” zou testen. En tenslotte, hoe het scrumteam na elke sprint een “retrospective” doet om te leren van de afgelopen spint. Een geweldige illustratie van hoe goed scrum bij de uitvoering van overheidsprocessen kan werken!

Verbeterkata

Tot slot, de kracht van lerend verbeteren die in het scrum voorbeeld van Zaanstad naar voren kwam, is in onze ervaring ook de kracht van de kata van continu verbeteren. Deze kata zorgt er juist voor dat Lean implementatie niet bij een eenmalige verbetering blijft en dat iedere medewerker elke dag bijdraagt aan verbeteringen. Verbeteren op basis van kleine stappen of experimenten richting de gewenste verbeterrichting. Met deze toevoeging versnelt de implementatie van lean en ontstaat een cultuur van continu leren en verbeteren.

Klassiek Blackbelt  Lean

Maar daar hield het niet op. De gemeente Zaanstad implementeert Lean bij het Vergunningcentrum dat sinds kort organisatorisch is opgehangen onder de Sector Klantcontact.De afgelopen twee jaar zijn beleidsmedewerkers en leidinggevenden opgeleid tot Lean Six Sigma Blackbelt en hebben alle medewerkers een “Lean Awareness Training” gevolgd. Er zijn inmiddels mooie resultaten geboekt:

  • de doorlooptijd van vier processen is aanzienlijk verkort;
  • er is een nieuw digitaal proces ingericht dat de burgers in staat stelt om de aanvraag voor een vergunning voor een standaard dakkapel geheel zelf te doen via het proces “Blits”.

De deelnemers waren onder de indruk en hadden vervolgens een levendige discussie over de vraag of het nou wel lean is om een proces aan de klant uit te besteden. Sommige delen van dat idee zijn het duidelijk wel: een veel eenvoudiger proces dat snel het gewenste product oplevert (een vergunning, of duidelijkheid dat die niet haalbaar is onder de huidige omstandigheden). Dat is geweldig. Maar zitten burgers erop te wachten om al die stappen zelf te zetten? En is er nu nog wel een drijfveer om te kijken of de hoeveelheid moeite voor de burger omlaag kan? En wat leren en ontwikkelen medewerkers verder nog aan de processen? Een erg nuttige discussie al met al, waarin belangrijke lean vragen aan de orde kwamen. Wordt vervolgd!