Rustige verwerking van reisdeclaraties

“Lean is pas mogelijk als de mensen schildpadden worden” zei Taichi Ohno, de grondlegger van het Toyota Productie Systeem en Lean.

Bij veel mensen roept die uitspraak een lichte tot behoorlijke weerzin op. Voor velen is een schildpad toch een traag en wat suffig dier. Veel liever identificeren we ons met de haas -die snel en flitsend door het leven gaat-.

Toch levert de wijze van de schildpad veel op. Rust bijvoorbeeld. Door ons werk gelijkmatig te verdelen in hapklare brokken kunnen we het met minder fouten doen -en afmaken-. Door de tijd te nemen, worden we voortdurend handiger in wat we doen , waardoor het ons de volgende keer nog weer gemakkelijker afgaat. Door lastige of minder leuke klussen voortdurend uit te voeren, stapelen ze zich niet langer op. En hoeven we er ook niet meer tegen op te zien.

Een goed voorbeeld is de verwerking van reisdeclaraties. Een terugkerende klus die over het algemeen niet echt gelijkmatig over de tijd verdeeld wordt. Veelal worden ingediende declaraties opgespaard tot het begin van een nieuwe maand. De P&O medewerker hikt er vervolgens misschien een beetje tegenaan en schuift de verwerking dan nog een paar dagen voor zich uit.

Dat zet hij zich er toe -en kost het inderdaad behoorlijk veel tijd-. Omdat het alweer een maand geleden is dat hij voor het laatst de reisdeclaraties verwerkte, moet hij zich weer even verdiepen in de werkwijze. En omdat ze opgespaard zijn, zijn het er veel en is de medewerker er langer mee bezig dan hij graag zou willen.

De wijze van de schildpad betekent dat we niet maandelijks alle declaraties verwerken, maar wekelijks of misschien zelfs dagelijks een paar. Elke dag een beetje. Het gaat dan makkelijker, leidt tot minder stress en ergernis en levert meer rust op. Het leidt bovendien tot minder fouten en bij vragen is het gemakkelijker te corrigeren. En tenslotte: De klant, in dit geval de indiener van de declaraties, krijgt eerder de door haar voorgeschoten kosten terug.

 

Schildpadden worden trouwens, waarschijnlijk ook door hun manier van doen, vaak erg oud en dat kunnen we over de meeste hazen niet zeggen . . .