Proactief meer met minder

Publieke organisaties staan de komende jaren voor een grote uitdaging. Hoe kunnen bezuinigingstaakstellingen op een constructieve manier worden gerealiseerd? Hoe kan een publieke organisatie proactief ‘Meer met Minder’ gaan doen? En hoe kunnen besparingsmogelijkheden ook echt in geld verzilverd worden?

Broekriem aanhalen

Door de economische crisis, gecombineerd met financiële tegenvallers op het gebied van bijvoorbeeld OZB-inkomsten, grondexploitatie-inkomsten en een te verwachten lagere uitkering door het rijk staat de begroting van publieke organisaties de komende jaren flink onder druk.

Lastenverzwaring richting de burger is naast de jaarlijkse indexering niet een middel dat in goede aarde zal vallen bij politiek en burger. Publieke organisaties zullen dus andere manieren moeten vinden om binnen een krappere begroting te kunnen opereren. Terwijl taakstellende bezuinigingen worden opgelegd moeten organisaties en hun diensten wel blijven voldoen aan de wettelijke verplichtingen, aan de vele wensen die er vanuit het bestuur worden opgelegd en aan de hoge verwachtingen van de burger.

De vraag is: is er een manier om ook opbouwend met dit vraagstuk aan het werk te gaan? Kunnen besparingen misschien ook op een andere dan gebruikelijke manieren worden gerealiseerd?
Die mogelijkheid is er. Publieke organisaties kunnen proactief een grote stap zetten in het ‘Meer doen met Minder middelen’ door hun organisatie lean te laten werken.

Lean overheid

Publieke organisaties opereren in een complexe omgeving met veel verschillende belanghebbenden. De uitvoering van projecten kan daardoor gemakkelijk leiden tot lange doorlooptijden, resultaten die niet overeenkomen met de wensen van opdrachtgevers en uit de hand gelopen kosten.
Met leanprincipes zijn hier naar onze ervaring flinke besparingen te realiseren. Ook bij werkprocessen van reguliere taken zijn in het algemeen meer efficiëntievoordelen te behalen dan vaak wordt vermoed. Lean biedt betrokken professionals een instrumentarium om lange doorlooptijden flink terug te brengen. Op een manier waarbij tegelijk de kwaliteit van de dienstverlening erop vooruit kan gaan.
Bijvoorbeeld door werkprocessen handiger te structureren, onnodige wachttijden weg te nemen, slimmer om te gaan met het opgestapelde werk en meer met professionele standaarden te werken, hetgeen de flexibele inzet van medewerkers vergroot. Er zijn in het algemeen veel ‘verborgen winsten’ te realiseren en dat is niet zo vreemd. Inefficiënties sluipen door de jaren heen in alle werkprocessen, ongeacht het type organisatie. Lean helpt de verborgen winsten te zien en te verzilveren.

Lean management is een aanpak die haar oorsprong heeft in de industriële omgeving. Anno 2010 zijn veel financiële en administratieve organisaties met lean hun processen aan het stroomlijnen. Ook bij publieke organisaties blijken er geweldige verbeteringen te behalen met lean management.

Het proactief lean maken van de organisatie biedt een aantal grote voordelen:

  1. Verhogen van inzicht in professionele werkwijzen
  2. Verbeteren van productiviteit en doorlooptijden
  3. Verhogen van klantgerichtheid en kwaliteit van dienstverlening
  4. Concrete besparingen

Met het lean organiseren van projecten en diensten verhoogt de ambtelijke organisatie het vertrouwen van bestuur en burgers en het is een goed wapen tegen roekeloze bezuinigings-maatregelen.

Net als bij elk verandertraject zal het invoeren van het werken volgens leanprincipes zorgvuldig geleid moeten worden. Lean helpt bij het realiseren van besparingen, maar het raakt ook aan bestaande routines en werkpatronen. Dat kan spannende consequenties hebben. Maar ook aanleiding zijn om concrete verbetermogelijkheden niet te benutten. Het management moet zich hiervan bewust zijn en weten hoe hierop in te spelen. Omdat elke organisatie eigen specifieke werkpatronen heeft is de manier om hiermee effectief om te gaan bij elke organisatie weer anders.

Als u met lean aan het werk wilt om kwaliteit te kunnen blijven leveren met een krappere begroting, dan is het belangrijk dat dit door bestuur en ambtelijke top wordt gedragen. Hoe duidelijker lean de manier is om uw strategische doelen te realiseren, hoe verder u kunt komen. Middel management en uitvoerend niveau dienen de juiste focus te hebben – dan kan uw organisatie de aanpak in handen krijgen om een blijvende verscherping in de eigen werkprocessen aan te brengen.

Verzilveren van besparingen

Het stroomlijnen van processen en projecten levert dikwijls onverwachte resultaten op. Een enkel voorbeeld hiervan leest u in het kadertje in dit artikel. Maar daarmee zijn we er nog niet.
Om ook daadwerkelijk bij te dragen aan de bezuinigingstaakstelling is het doel pas bereikt als de procesbesparingen omgezet worden in lagere uitvoeringskosten. Met evenveel capaciteit hetzelfde proces sneller doen heeft immers geen enkele waarde.

Het ‘verzilveren’ van capaciteitsbesparing is iets waar je als organisatie vroegtijdig een duidelijke aanpak voor moet hebben, anders vult capaciteitswinst zich ‘automatisch’ weer op. En zijn behaalde voordelen weer verdwenen. Belangrijkste aangrijpingspunt is in de regel het daadwerkelijk uit de operatie halen van capaciteit. Hoe met de menselijke kant hiervan wordt omgegaan hangt af van het personeelsbeleid, maar is een ander vraagstuk! Een vraagstuk waar wel een heldere koers in moet zijn ontwikkeld. Bijvoorbeeld door het benutten van het natuurlijke verloop. Doordat lean ook werkt aan professionele standaarden is het tevens mogelijk de flexibele inzet van medewerkers te bevorderen. (Pas) in laatste instantie hoeft dan gekeken te worden naar het herplaatsen en afvloeien van medewerkers binnen de richtlijnen van het sociale statuut. Zo kan het verzilveren van ‘verborgen winsten’ maximaal worden gerealiseerd met minimale onrust.

Belangrijk is in elk geval om een heldere koers te kiezen, zodat voor betrokken medewerkers voortijdig duidelijkheid is over persoonlijke consequenties. Die duidelijkheid wordt ook verlangd door OR en vakbonden.