Oplossingsgerichte coaching: een Verbeterkata voor individuele vragen

Teamleider Bart stond voor een grote uitdaging. Hij had de opdracht om de nieuwe visie en strategie van de organisatie te vertalen in doelen voor zijn team en om op basis van de lean filosofie en werkwijze kostenbesparingen én verbeteringen in de dienstverlening te realiseren. Bart kon zich goed vinden in de aanpak en was ervan overtuigd dat het inderdaad mogelijk was om de organisatie goedkoper en tegelijk klantgerichter te maken.

Toen hij aan de slag ging, stuitte hij echter meteen op scepsis en soms zelfs regelrechte weerstand bij sommige van de medewerkers.

Op verschillende manieren probeerde hij om deze medewerkers te enthousiasmeren en mee te krijgen, maar dat leek nog onvoldoende te werken. Hij besloot om een aantal coachingssessies te besteden aan zijn moeilijkheden met dit team, waarbij hij eerst wilde onderzoeken wat hij anders zou kunnen doen in zijn aanpak en stijl van leidinggeven.

Om focus aan te brengen, vroeg ik Bart om zo concreet mogelijk aan te geven aan welk doel hij de komende sessies zou willen werken. Hij formuleerde zijn doel als een toestand waarbij zijn stijl van leidinggeven het gewenste effect zou hebben:

Ik breng de richting van de organisatie en de bijdrage van dit team dusdanig over aan alle teamleden, dat zij het begrijpen en ook omarmen.

Hij had goed ingezien dat hij moest beginnen met de eerste stap, te weten het begrijpelijk maken en laten omarmen van de visie, de richting van de organisatie en de urgentie die erachter schuilt. Opdat hij het team daarna de volgende stap in het veranderproces kon laten zetten.

Om het nog wat aan te scherpen vroeg ik aan Bart om zijn doeltoestand te beschrijven in concreet waarneembaar gedrag. Wat zou je dan precies doen en wat niet, als je jouw doeltoestand bereikt? Wat zou jouw omgeving daarvan merken?

Hij moest even nadenken, maar uiteindelijk lukte het om alles zo realistisch en gedetailleerd mogelijk te omschrijven. Ik zag hem met steeds meer enthousiasme vertellen hoe hij dat aan het doen was, alsof de verbeelding hem inspiratie gaf.

Wij gingen vervolgens op zoek naar kleine voorbeelden, waar zich het gewenste gedrag al had voorgedaan. Deze voorbeelden bevatten aanwijzingen die met de situatie en de houding van de aanwezigen te maken hebben en met de houding en het gedrag van Bart. Een analyse van deze aanwijzingen gaf inzicht in de ingrediënten van kleine “effectieve momenten”. Bart realiseerde zich dat hij zulke momenten bewust en vaker zou kunnen inzetten. Wij spraken af dat hij de komende week dit inderdaad zou doen.

In de volgende sessie vertelde Bart dat hij twee keer zijn meest effectieve aanpak had uitgeprobeerd in een kleine groep van drie teamleden. Hij merkte op dat als gevolg van de aanpak, de sfeer opener en vriendelijker was en dat men elkaar liet uitpraten. Er was ook wat meer begrip voor de gekozen richting van de organisatie. Door tijdens ons gesprek te reflecteren over wat er precies was gebeurd, nam Bart scherp waar wat het meest had bijgedragen aan een positief effect. Hierdoor kon hij voor zichzelf bepalen wat zijn volgende stap zou zijn om dichter bij zijn doeltoestand te komen. Hij omschreef wat hij de komende week zou uitproberen en wat hij daarvan verwachtte. Een week later zouden wij bespreken hoe dat was verlopen.
Dit voorbeeld laat zien dat je, net als bij de verbeterkata voor procesverbeteringen,  op individueel niveau ook met kleine stappen of experimenten kan werken, waarbij reflectie over de huidige situatie en focus op een doeltoestand, een belangrijke rol spelen. Met individuele coaching is het de kunst om het “klein” te houden en te experimenteren met iets dat al heeft gewerkt of dicht bij de reeds aanwezige competenties ligt. Zo kom je stap voor stap dichter bij de gewenste doeltoestand.