Mijn persoonlijke kanban. Meer dan een lijstje.

Ik heb sinds kort een persoonlijke kanban. Een methode om mijn dag productiever in te delen met behulp van lean en agile methodiek.

De reden hiervoor is dat ik vaak wel to-do-lijstjes had, maar niet echt een systeem om die goed te doorlopen en te prioriteren. Lean en agile biedt een aantal mogelijkheden om dat te doen voor teams, dus waarom zou ik die niet tweaken naar een persoonlijk systeem? Hierbij een aantal van mijn bevindingen.

Ik had al regelmatig iets langs zien komen op lifehacking en ik was al bekend met apps daarvoor, maar was teeds te lui (of eigenwijs?) om het ook echt te proberen. Deze vakantietijd leende zich echter goed voor een experiment. En het bevalt.

Inzicht in mijn werk

Okay het is zomer. Ambtenaren zijn ook met een soort van reces… Maar toch: het grootste voordeel is dat ik steeds overzicht houd in alles wat gedaan moet worden. En het allermooiste is dat het makkelijk is om overzicht te behouden. Zeker als je met deadlines en prioriteiten werkt.

In één oogopslag alles bij de hand

Ik heb ontdekt dat het maken van een kanban voor je dagelijkse werk echt handig is vanwege twee redenen. Allereerst visualiseert het mijn werk. Het stelt mij in staat om, op elk moment, te kijken naar mijn totale werklast. Het is nu al een aantal keer gebeurd dat iemand me vroeg iets op te leveren en dat ik meteen kon zien of ik daar wel ruimte voor had (en wanneer). Het is erg fijn als je weet dat je iets af kan krijgen en dat je je geen zorgen hoeft te maken of je iets vergeet.

Maar hoe maak je dan een persoonlijke kanban?

Het is heel eenvoudig. Het enige wat je nodig hebt is een plek waar je alle taken kan ordenen. Dit heet een kanbanbord en bestaat uit drie kolommen. Dit zijn een kolom voor de werkvoorraad. Hier schrijf of plak je alle to-do’s. Waar mogelijk met deadlines, een tijdsinschatting  en aanduiding van prioriteit.

Om een goede tijdsinschatting te maken, zorg ik er altijd voor dat ik deze niet indeel in minuten, maar in grootte. Ik heb gemerkt dat ik veel beter kan aangeven of iets S/M/L/XL is dan dat ik er een tijd aan moet hangen. Het schijnt ook wetenschappelijk bewezen te zijn dat mensen tijd echt heel slecht kunnen inschatten. Dus waarom zou ik dat dan doen? Overigens heb ik ook ontdekt dat meer dan twee grote taken op een dag echt onmogelijk is.

Daarom geef ik alle taken ook nog een prioriteit mee. Dat doe ik door ze een kleur te geven. Omdat ik zelf nogal slecht ben in nieuwe systemen, heb ik hiervoor gebruik gemaakt voor een kleurstelling die ik al kende: blauw (geen prio), groen (weinig prio), oranje (kan best al gedaan worden) en rood (DOEN!). Ik ben nu aan het experimenteren met paars (heel veel werk, maar hoeft niet af), omdat ik anders bang ben dat ik met sommige taken te laat begin. Vooralsnog helpt dat nog niet echt, dus ik heb geen idee of je die moet gebruiken.

Dan de tweede kolom. Dat is de kolom ‘mee bezig’. Dit is je dagprogramma. De lijst kan dus niet te lang zijn en kan zeker niet te veel grote taken bevatten. Idealiter staan hier de taken met hoge prioriteit, maar ik betrap mezelf er regelmatig erop dat ik er een paar kleine nikszeggende klusjes bij zet, omdat het nu eenmaal fijn is om taken af te ronden. Wat ik ook merk, is dat het na een paar dagen echt makkelijk wordt om een goede inschatting van de dag te maken. En dat je daardoor stiekem de lat voor een dag hoger probeert te leggen. Je wordt dus productiever van het systeem. Mooie bijvangst, al zeg ik het zelf.

Dan de derde kolom: ‘gedaan’. Die spreekt voor zich en lijkt overbodig, omdat je hier alles plaatst wat al af is. Maar vergeet niet de kracht van het zien van alles dat je al voltooid hebt! Echt waar, het geeft veel meer energie als je ziet dat je al bergen werk verzet hebt. Bovendien wordt het, althans voor mij, ook een beetje een spelletje om alles naar de derde kolom te werken.

Dat is eigenlijk alles wat je nodig hebt voor een eenvoudige Kanban. Dit kan je uitstekend doen met post-its. Natuurlijk kan alleen pen-en-papier ook, maar ik heb gemerkt dat het fysiek verplaatsen van acties van de ene naar de andere kolom bevredigender is dan het overschrijven van een taak.

Instrumenten

Er zijn verschillende appjes op de markt die een digitale versie van de persoonlijke kanban verzorgen. Voor mij werkt Trello het prettigst. KanbanFlow lijkt veel op Trello, maar is echt ontwikkeld vanuit de gedachte dat je een kanban wil maken. Kanbanflow voegt één kolom toe aan bovenstaand systeem. Dit is de kolom “Vandaag”. Op zich is dat wel handig, omdat je best ergens ‘mee bezig’ kan zijn, maar bijvoorbeeld moet wachten op een antwoord. Het is onzinnig om die dan op je actielijst voor vandaag te zetten. Afgezien van dat is alles vrijwel gelijk aan Trello. Je kan deadlines meegeven, je kan taken rangschikken op prioriteit en je kan de grootte van een taak aangeven. Een toffe functie bij Kanbanflow is dat het een Pomodoro Timer heeft.

Evernote heeft een plug-in die je kan helpen: Kanbanote. Ik ken mensen die Evernote gebruiken voor zo ongeveer alles. Dus waarom niet voor je persoonlijke kanban? Zelf ben ik niet zo heel erg enthousiast over Kanbanote (wel over Evernote overigens). Maar als je in Evernote al je taken opslaat, kan je dit wel overwegen. Alles in één heeft ook zijn voordelen. Ik merk dat de interface mij een beetje stoort. Ik wil iets simpelers en intuïtiever.

Aan de slag

Het beste blijft natuurlijk nog steeds: begin gewoon. Daarom nodig ik je uit om het een week te proberen. Ik hoor graag of het je bevalt! Of als je nog verbeteringen aan het systeem hebt natuurlijk. Wees zo vrij om contact met me op te nemen!