Lean Project Management, agile en scrum

Veel werk bij de overheid is projectmatig: Beleidsontwikkeling, planontwikkeling, gebiedsontwikkeling, het zijn allemaal activiteiten die telkens als redelijk unieke exercities opnieuw worden opgepakt en die ook een duidelijk afgebakend product kennen, met een helder begin en eind van de uitvoering. Inmiddels hebben nogal wat project-organisaties ervaring opgedaan met de toepassing van lean principes bij realisatie van projecten. Vooral lean project management -dat ook bekend staat als agile en scrum- wint steeds meer terrein. Overheden kunnen daar veel aan hebben.

Aanraken is afmaken

Lean Project Management, of Agile en Scrum gaat ervan uit dat het beter is om projecten zoveel mogelijk één voor één op te pakken en om pas een nieuw project op te starten als een vorig is afgerond. Dat leidt tot een dramatische reductie van doorlooptijden en van bewerkingstijden. Binnen ieder project is het vervolgens zaak om te faseren, zoals we gewend zijn uit traditioneel project management. De kunst is echter om vooral korte intervallen, of iteraties te hanteren. Iedere iteratie dient een werkelijke oplevering te zijn, waarin dingen ook af zijn. Wat een bijzonder sterk punt in deze aanpak is, is dat de klant of opdrachtgever bij voorkeur aanwezig is bij de tussenopleveringen of iteraties en uitgenodigd wordt om prioriteiten voor de komende iteratie te bepalen of bij te stellen.

Splitsen van werk en tijd

Een ander sterk punt van Lean Project Management is dat producten of opleveringen worden beschreven in Thema’s, die bestaan uit User Stories, die bestaan uit individuele taken. Dat biedt de mogelijkheid om pas heel gedetailleerd activiteiten te plannen wanneer dat nodig is en toch een scherp beeld te houden op de planning. Thema’s en User Stories zijn multidisciplinair en globaal beschreven en de hoeveelheid benodigde capaciteit om ze te realiseren wordt intuitief en relatief ingeschat. Die intuitieve relatieve inschatting blijkt in de praktijk zeer adequaat. Teams blijken bijzonder goed in staat om, zonder in details te treden, een meer dan acceptabele inschatting te maken van hoeveel werk iets gaat kosten.

Alleen Taken worden bij Lean Project Management heel specifiek uitgesplitst –en toegekend aan medewerkers- en pas op het moment dat het nodig is. Dat is tijdens de Iteratie Meeting. En vermijdt een boel overbodige planningsinspanning, zonder dat dat ten koste gaat van de kwaliteit van de planning.

Tools

In Lean Project Management zit een heel aantal handige tools en instrumenten die de aanpak management-extensief maken. Management is namelijk vaak niet waardetoevoegend en hoe minder ervan nodig is, hoe lager de kosten. Planning poker maakt het mogelijk om intuitief snel een globale projectplanning te maken, scrums of (dagelijks staand vergaderen) maakt het mogelijk om onderlinge afstemming elegant en snel te regelen, kanban borden borgen dat ook stopwerk en allerhande nazorg door het team goed verzorgd worden. En er is ook goede software voor handen om Lean Project Management te integreren met het werken op verschillende lokaties.

Opbrengst

De opbrengst voor de organisatie is dat doorlooptijden van projecten veel korter worden en dat de bewerkingstijden en dus de kosten omlaag gaan. Tegelijkertijd wordt het werk leuker. Het is voor professionals namelijk inspirerend om in een toegewijd project team te zitten en dingen af te krijgen, te realiseren, binnen de tijd en het budget dat men heeft. Daar krijgt bijna iedereen snel een kick van.