Lean na invoering van de WABO

Op 1 oktober 2010 trad de Wet algemene bepaling omgevingsrecht (Wabo) in werking. Deze wet regelt dat veel verschillende vergunningen en toestemmingen worden gebundeld in één omgevingsvergunning. Dat is vast efficiënter, maar is de gemeente daarmee leaner?

De meeste gemeenten werkten de afgelopen maanden en soms zelfs jaren aan de ontwikkeling van een nieuw proces voor verwerking van aanvragen in het kader van de Wabo.

Voordat de Wabo in werking trad, waren geregeld diverse vergunningen en toestemmingen van verschillende bestuurslagen nodig, voor één en hetzelfde project. Hierdoor duurde het vaak lang voordat een onderneming of particulier aan de slag kon. Bovendien konden anderen tegen elke vergunning en toestemming bezwaar en beroep aantekenen. Ook deze verschillende rechtsbeschermingmogelijkheden zorgden weer voor vertraging, extra kosten en extra administratieve lasten. Dat was zeker niet lean!

Voorbeeld

Ook bij een middelgrote gemeente in het midden van ons land werkte men hard aan een nieuw werkproces voor de verstrekking van de integrale omgevingsvergunning. Dit leidde tot een uitgebreide uitwerking van een niet eenvoudig of snel proces.

In de tussentijd besloot de betreffende gemeente een lean traject in te gaan en alle processen drastisch te verbeteren, waardoor ook het Wabo-proces opnieuw onder de loep genomen moest worden. Dit keer met een uitdagende doelstelling, namelijk het terugdringen van de doorlooptijd met 50%. Opdat burgers en bedrijven echt weken eerder aan de slag kunnen met hun voorgenomen project.

Achtergrond
Bij het verlenen van een omgevings-vergunning spelen nogal wat verschillende vakdisciplines een rol; we hebben te maken met een complex proces met daarin de nodige momenten van afstemming tussen en overdrachten aan de vakdisciplines. Afstemmingen die tijdrovend zijn en overdrachten die ieder van zich de kans op fouten in zich dragen. Men was daarom behoorlijk bezorgd over de haalbaarheid van de wettelijke termijn van acht weken, die voor de aanvraag van omgevings-vergunningen wettelijk is meegegeven.

Daarbij was het al uitermate lastig gebleken het complexe proces te vangen in een ondersteunend workflow-management-systeem. Uiteindelijk bleek een flink aantal extra handelingen nodig om de aanvraag toch ook digitaal langs de benodigde disciplines te laten gaan. Het was wel noodzakelijk om de aanvragen te kunnen volgen in een geautomatiseerd systeem, omdat de beantwoording van vragen over de Wabo bij het klantcontactcentrum van de gemeente is ondergebracht. Redenen genoeg dus om te willen verbeteren.

Lean benadering
Samen met ODINTAKT adviseur Marieke Kooiman maakten een team binnen de gemeentelijke organisatie het Wabo-proces lean door bureaucratische verspillingen te elimineren. En werden de medewerkers zelf verantwoordelijk gemaakt voor het continu blijven verbeteren van het proces.

Stap 1 VSM (Value Stream Mapping)
Na het trainen van de betrokken medewerkers in de Toyota Way principes, werd gestart met het in kaart brengen van het proces. We richtten ons daarbij vooral op de volgende lean principes:

  • MUDA: het wegnemen van verspillingen: wachten, onnodig transport, onnodige beweging en herbewerken van gegevens of corrigeren van fouten.
  • Stroom: zorgen dat de aanvragen ‘in flow’ langs de waardetoevoegende activiteiten stroomt.

Samen brachten we in iets meer dan één dag het huidige WABO-proces in kaart, waarbij we ontdekten dat het halen van de wettelijke termijn van 8 weken een zware opgave zou kunnen worden. Ondanks het feit dat de gemeente maar zo’n 10 uur bewerkingstijd nodig bleek te hebben om een aanvraag te kunnen verwerken.

Grondoorzaak: Er zat steeds veel tijd tussen de behandeling van de aanvraag door de verschillende vakdisciplines. Deze verschillende bewerkingen waren bovendien niet op elkaar afgestemd in de tijd, waardoor op diverse plekken voorraden onder handen werk ontstonden. Ook dat nieuwe Wabo proces was dus nog niet lean.

De tweede dag gebruikten we voor het uitwerken van de Lean oplossing: een herontwerp van een nieuw Wabo-proces, bestaande uit voornamelijk waardetoevoegende activiteiten. Een proces met zo min mogelijk wachttijden en overdrachten en ondersteund door een eenvoudig systeem. We introduceerden een centrale werkruimte waarin de aanvragen zoveel mogelijk in één keer door een Wabo-team worden verwerkt. De doorlooptijd van een Wabo aanvraag werd meer dan gehalveerd door activiteiten te comprimeren en combineren en ook externe adviseurs naar de centrale ruimte te laten komen.

Op de derde dag inventariseerden we alle uit te voeren acties en werkten we een implementatieplan uit. “Ik ben onder de indruk van het resultaat èn van het enthousiasme van de medewerkers”, verklaarde het hoofd van de afdeling na afloop van de presentatie van het herontwerp.

Stap 2: actieweken (Kaizens)
Na de VSM driedaagse stonden drie actieweken van elk vier dagen gepland. In die weken kreeg het herontwerp letterlijk zijn vorm. Zo werd de standaard werkwijze gemaakt, werd de centrale werkruimte volledig ingericht en werden hulpmiddelen ontwikkeld voor het bewaken van het werkproces.

Resultaat
In het nieuwe proces worden Wabo-aanvragen, waar mogelijk in één keer “in flow” verwerkt. Daarbij wordt steeds met een Wabo-team gewerkt, waardoor de integraliteit van de vergunning, een belangrijk punt bij de invoering van de wet, gewaarborgd wordt. Daarnaast ontstaat gaandeweg een situatie waarin voortdurend kennis gedeeld wordt.

Door de aanvraag een vaste plek te geven, is fysiek transport tot het minimum beperkt. Dit werkt niet alleen efficiënter en beter, maar maakt ook een einde aan het zoeken naar dossiers. Er is voor gekozen om te beginnen met de reguliere Wabo-aanvragen. Enerzijds omdat deze ruim 60% van het totale aantal aanvragen vormen en anderzijds omdat een groot deel van het uitgebreide proces dezelfde processtappen doorloopt als de reguliere aanvragen.

De doorlooptijd van de reguliere aanvragen wordt terug gebracht naar 2 weken, waarmee de gemeente de Wabo kan uitvoeren zoals deze is bedoeld; vlot en met gewaarborgde integraliteit. Dat is al een stuk leaner!

Continu verbeteren
Maar ook deze gemeente is er nog niet. Want in Lean blijft de organisatie verder verbeteren. De maximale doorlooptijd van twee weken is nu de nieuwe standaard. Die moet straks eerst voor alle aanvragen kunnen gelden -en niet alleen de reguliere aanvragen-. En als dat gelukt is, kan de doorlooptijd nog verder omlaag, zodat de organisatie de processen steeds beter onder controle krijgt en ook de kosten verder omlaag kunnen. Dat gebeurt met de mensen die zelf waarde toevoegen in dit proces. Alleen zij hebben de kennis en vaardigheden om te blijven verbeteren. Door juist hun de verantwoordelijkheid te geven voor het hele proces, wordt continu verbeteren realiteit.