Just in time vergaderen

Vergaderingen staan nogal eens ingepland voor een half uur, drie kwartier of een uur. Dat is te weinig tijd is om echt iets te doen en uit te werken. En teveel voor alleen een terugkoppeling van gedane zaken en de planning van vervolgstappen. Zodat tijd opgaat aan informeel bijpraten, koffie halen en het gedeeltelijk uitwerken van deel-onderwerpen.

Het te kort inplannen van vergaderingen, gebeurt vaak vanuit een verkeerde notie van efficiency. Als we lekker kort vergaderen besparen we kostbare tijd! Te lange vergaderingen inplannen gebeurt vaak vanuit gewoonte. Beter is het om goed te kijken naar het doel van de vergadering. We onderscheiden bijvoorbeeld voortgangs-overleggen (zoals afstemmingsoverleg en werkoverleg) en inhoudelijke vergaderingen.

Voortgangs-overleggen

Deze kunnen goed in hoge frequentie (bijv. dagelijks) ingepland worden voor een minuut of tien: Heeft iedereen gedaan wat er gedaan moest worden? Wat staat er voor de volgende keer op het programma? Wat heeft wie van wie nodig? Zijn er nog zaken die spelen en voor iedereen van belang zijn? Meer moet er niet besproken worden op zo’n overleg. En ook niet minder! Zulke vergaderingen worden bij voorkeur staand gedaan. Dat houdt de vaart erin en herinnert iedereen eraan dat het slechts een voortgangsoverleg is.

Inhoudelijke vergaderingen

Deze kunnen beter laag frequent (dus regelmatig) ingepland en gehouden worden (bijv. tweewekelijks), maar dan wel met ruim voldoende tijd, bijvoorbeeld een halve of een hele dag voor slechts één onderwerp. Dat dan niet alleen besproken wordt, maar waar ook alle bijkomende zaken voor geregeld worden, zodanig dat het ook meteen van de actielijst kan worden afgevoerd en niemand er naderhand nog werk van heeft.

Lang vergaderen lijkt een enorme verspilling van tijd: We zijn toch zeker niet met z’n vieren nodig om iets op te lossen!? In de praktijk is het dat niet, omdat we niet alleen vergaderen, maar ook gezamenlijk realiseren. En meestal zijn wel degelijk meer mensen nodig om verschillende deel-onderwerpen echt voor elkaar te krijgen. Door die meteen met elkaar af te maken besparen we ons minstens een voortgangsoverleg en krijgen we bovendien het prettige gevoel dat we geregeld ook iets afronden.