Is dit wel lean management?

Vier uur hebben de mannen en vrouwen van Network Rail voor het doen van onderhoud aan elk van de 22.000 mijl spoorlijn in het Verenigd Koninkrijk. In die vier uur moet de mensen en het materiaal op de juiste plek worden gebracht. En weer veilig afgevoerd. En in de tussentijd moeten zij al het werk doen, zo dat er weer treinen kunnen rijden.

Die vier uur is minder dan de helft van de  beschikbare tijd toen het bedrijf het spoor in 2002 overnam, de kosten zijn ongeveer  gelijk gebleven. De boetes voor te laat opleveren van een traject worden berekend per minuut, een uur kost het bedrijf ongeveer een maand van de jaarwinst…

Een mooi voorbeeld van lean in de praktijk. Vorige week mocht ik spreken op de jaarlijkse conferentie van het Lean Construction Institute in Birmingham. Daar vertelde Ben Brooks, de projecten directeur van Network Rail, het Britse equivalent van Prorail, zijn indrukwekkende verhaal. Door stap voor stap met de medewerkers de werkwijze te verbeteren, lukt het om onder behoorlijk straffe omstandigheden de beschikbaarheid van het spoor te verbeteren. En om inmiddels 2x zoveel treinen te laten rijden. Het mooie was: Hij noemde in zijn keynote het woord lean niet 1x.

tumblr_mbfgdelkxb1rt2is5o1_500

Doeltoestand

De aan Network Rail opgelegde belemmeringen (en de bijbehorende boetes) werkten vanaf het begin als een doeltoestand van een Verbeterkata: Al het onderhoudswerk binnen vier uur gereed! Teams werden integraal verantwoordelijk gemaakt voor de realisatie van hun werk in blokken van vier uur. Toen zij aan deze opgaven begonnen hadden zij ruim acht uur de tijd -en geen consequenties als het langer werd, wat dan ook geregeld voor kwam-.

Stap voor stap verbeteren

Teams zorgden ervoor dat het nu ook inderdaad lukt, zonder dat de kosten omhoog gegaan zijn. Door een voor een de obstakels op te ruimen voor het uitvoeren van het onderhoud in zo’n klein slot. Eerst zorgden teams ervoor dat alle voorbereidende werkzaamheden voor aanvang van het onderhouds-slot uitgevoerd werden, vervolgens werd manieren bedacht en getest om alle materialen ter plaatse te hebben voor aanvang van het werk, de werk-paketten werden stap voor stap steeds verder verbeterd, tot het niveau van nu, nu ze voorzien in heldere werk-instructies en alle onderdelen en gereedschappen ook werkelijk gereed zijn voor gebruik, de veiligheids-procedures werden enorm vereenvoudigd zodat de benodigde tijd omlaag is gegaan, alle operators werden met mobiele telefoons uitgerust zodat ze veel makkelijker met elkaar in contact staan, met gezamenlijke planning leerden teams welke werkzaamheden parallel kunnen worden uitgevoerd, gedetailleerde team huddles werden ingevoerd voor aanvang van elke klus…De meeste teams wisten de opstart-tijd en opruim-tijd zo terug te brengen van ruim twee uur tot maximaal een uur. En de ‘hands on tools-time’ (de tijd dat team leden ook werkelijk onderhouds-werk uitvoeren) in het overgebleven slot werd tot 95% opgevoerd.

PPM-trend-graph

Daarnaast ontwikkelden teams allerlei innovatieve oplossingen om de downtime van het spoor te minimaliseren. Zo rijden er in de herfst bijvoorbeeld de hele dag 55 herfstblaadjes blazers rond,  om te voorkomen dat treinen last hebben van vastgekoekt organisch materiaal dat treinen altijd vertraagt. Op de website wordt prominent een pareto bijgehouden en gedeeld met het publiek, over de belangrijkste oorzaken van vertragingen. Die pareto is ook input voor de teams die nog steeds elke week zelfstandig hun verbeteringen doorvoeren.

Gebruik van lean management

Iemand in het publiek vroeg of Ben Brooks wel eens had overwogen om lean management en lean tools te gebruiken. Ben kon niet met die vraag uit de voeten. Hakkelde wat. Maar wat hij en zijn mensen gerealiseerd hebben en nog presteren is 100% lean is. Stap voor stap verbeteren naar een bijna onhaalbare doeltoestand, met gebruik van kennis, inzichten en creativiteit op de werkvloer. Daar heb je de termen VSM, Kaizen, Kaikaku, 5S en SMED niet voor nodig.
En de winnaar? De reiziger, die ervan op aan kan dat hij van 06:00 tot 02:00 ongehinderd van het spoor gebruik kan maken.