INK / OO en Lean Management

Veel lagere overheden passen het INK-model toe, of het hierop gebaseerde Overheidsontwikkelmodel van de Bestuursacademie Nederland. Hoe passen die modellen bij Lean Management?

Uit de metingen die in het kader van het INK worden uitgevoerd blijkt dat nogal wat gemeenten, provincies en waterschappen in de tweede fase zitten, de fase van procesmatig werken. De primaire processen verlopen bij volledige realisatie van die fase dan soepel en in balans. Beheersing en verbetering vindt plaats op basis van de PDCA-cirkel en en er is een klimaat ontstaan van continu verbeteren.

 

Deze organisaties hebben de ambitie om in de derde, systeemgeoriënteerde fase te komen. In die derde fase staat de klant centraal. Deze fase is ook herkenbaar binnen landelijke doelstellingen zoals de inrichting van KCC’s en de invoering van de Wabo. Binnen de gehele organisatie zijn de processen op elkaar afgestemd met als doel de doelgroepen maximale klantwaarde te bieden. En niet lastig te vallen met interne afstemmingsproblemen en onnodige handelingen.

 

Maar het implementeren en borgen van procesmatig werken blijkt lastig. Op papier wil het nog wel lukken, maar houding en gedrag blijven dikwijls achter. Bij de inrichting ligt de verantwoordelijkheid nogal eens bij ondersteunende afdelingen en niet daar waar de dienstverlening plaatsvindt.

 

Een optimale implementatie van Lean management, of liever gezegd lean denken en doen, betekent vooral dat je in staat bent om gestructureerd vorm te geven aan continu verbeteren:

 

  • Processen worden daadwerkelijk actief beheerst, door de lijnafdelingen zelf
  • Kaders en standaarden worden continu geëvalueerd en aangepast
  • Processen zijn ook afgestemd op de klant en op elkaar
  • Verspillende activiteiten worden zichtbaar gemaakt en geëlimineerd
  • Andere middelen zoals HRM, ICT en financiën zijn voorwaardenscheppend, dus niet sturend! Ze zijn optimaal afgestemd op wat de voortbrengingsprocessen vragen
  • Leidinggevende durven los te laten en vertrouwen en en ruimte te geven

 

Lean management is al doende leren. Stapsgewijs groeien naar een volgend niveau. Lean biedt in zekere zin dus het instrumentarium dat nodig is om in de volgende fase van het INK-model aan te komen. INK en lean management zijn dus prima te combineren. Via de periodieke metingen vanuit het managementmodel steek je als het ware de thermometer in je organisatie. Lean management geeft je vervolgens het instrumentarium en de krachtige benadering om daadwerkelijk stappen in de goede richting te zetten. Niet eenmalig, maar als een continu proces!