Implementatie van lean bij de Wabo

Eerder schreef ik hier over een lean Wabo-proces bij een gemeente. Een team medewerkers dat ik als ODINTAKT-adviseur mocht begeleiden, maakte een ontwerp voor een lean Wabo-proces en richtte het proces ook daadwerkelijk in. Het ontwerp maken en ook de praktische inrichting gebeurde steeds met het team in Kaizens; verbeterevenementen van een aantal aaneengesloten dagen.

Kaizens vragen serieuze inzet van teamleden en doen een beroep op andere werkspieren dan we in ons dagelijks werk gebruiken. Hard werken en intensieve samenwerken waarbij niet alleen waardevolle inzichten opkomen, maar komt ook (verbeter)energie vrijkomt. En zo zetten we iedere Kaizen opnieuw stappen.

Na zo’n Kaizen liggen steeds de waan van de dag en onze vertrouwde werkgewoonten op de loer. Die maken dat we niet alleen stappen zetten, maar ook zo af en toe vallen. Dan staan we weer op. Onderzoeken we waardoor we vielen en nemen we daarvan de oorzaak weg.

Bij de Wabo waar dit stukje over gaat, staan we nu, bijna halverwege januari, ook weer op. We hebben met z’n allen een paar weken met feest- en vrije dagen achter de rug. In die periode waren er wat minder medewerkers en door een kleine wetswijzging juist wat meer Wabo-aanvragen dan gewoonlijk. Dat resulteerde in wat afdwalen van ons nieuwe werkproces. Een kleine val zou je kunnen zeggen. De voorraad onderhanden werk groeide en de verbeterpunten die bij een nieuw proces horen, stapelden zich op. Voorraden waardoor het proces stagneert. Zoals onnodige vooraad processen altijd laat stagneren.

Gewoon weer opstaan dus. In dit geval doen we dat door de komende tijd iedere ochtend een dagstart te houden. Even kort de koppen bij elkaar steken om, aan de hand van een vaste agenda, de dag voor te bereiden. Opdat we de voorraad onder handen werk weer terugdringen en gestaag de verbeterpunten kunnen aanpakken. Zo zetten we de volgende, steeds minder wankele, stappen op weg naar voortdurend verbeteren.