Hocus focus

Recentelijk sprak ik met leden van een intern team dat begeleidt bij allerlei trajecten om de overheidsorganisatie slimmer te laten werken. De diensten die zij verlenen variëren van begeleiding van kaizens tot workshops voor opdrachtgevers, en van trainingen procesgericht werken tot vastlegging van de AO-IC. Teamleden krijgen volop de ruimte om díe zaken op te pakken waar zij zelf goed in zijn en belangrijk vinden.

Vragenstellend kwam ik erachter dat de ambities van de organisatie groot zijn maar tegelijk ook behoorlijk vaag. Ook bleek dat er meerdere programma’s binnen de organisatie bestaan die tot doel hebben processen efficiënter te maken, de cultuur te veranderen en/of de maatschappelijke rol te vergroten. De concrete ambities en ook samenhang daartussen bleek voor het team niet helemaal duidelijk en werd ook niet actief georganiseerd. En zoals dat op organisatieniveau niet scherp was, zo waren de doelen van het team ook niet scherp. Op de vraag ‘wanneer is jullie team succesvol?’ bleef het stil. Inmiddels is het team aan de slag gegaan om de onduidelijkheden scherp te krijgen. Ook zijn door het team hulpmiddelen ontwikkeld om op een weekstartbord visueel focus te houden op de juiste doelen.

Essentieel in een succesvolle organisatie is dat de richting voor iedereen duidelijk is, waardoor ook de doelen, of liever nog doeltoestanden, van ieder onderdeel daarop kunnen worden uitgelijnd. Dat vraagt vervolgens om onderlinge uitlijning tussen programma’s en teams op een iteratieve manier. Zodat er maximale focus ontstaat op de juiste concrete doelen die bijdragen aan één gemeenschappelijke ambitie. Een voortdurende dialoog over doeltoestanden, ervaringen en voortgang. Dus geen hocus focus.