Eigenaarschap

Soms ontvouwen dingen zich gewoon voor je ogen.

Zo denk ik voortdurend na over waarom sommige verbeteractiviteiten, of kaizen’s beter en sneller verlopen dan andere. Nu kunnen we daar allemaal natuurlijk wel een aantal redenen voor aandragen, maar laatst kwam een belangrijke reden op één en dezelfde dag als op een presenteerblaadje voorbij: De proceseigenaren moeten aanwezig en deelgenoot zijn van de verbetering.

Plaats van handeling: een opdrachtgever in de olie- en gasindustrie en een aannemer.

Die ochtend kwam een verbeterteam bij elkaar om te zorgen voor een betere scope voor een onderhoudsbestek. Dit om rework tussen het bedrijf en de aannemer verder terug te dringen.

Een onduidelijk bestek levert immers allerhande vragen en daarmee vertraging in het uitwerken van het bestek tot een werkpakket. Bovendien kan een onduidelijk bestek ertoe leiden dat de aannemer aannames doet en daardoor het werk niet helemaal naar wens uitvoert.

Het verbeterteam, met mensen vanuit de opdrachtgever en vanuit de aannemer kwam vrij snel terzake en wist ook vrij vlot verbeteringen door te voeren in het werkproces. Vervolgens kozen zij de eerstvolgende onderhoudsklus waarop de verbeterde werkwijze voor het eerst toegepast zou worden. In de dagen daarna voerden zij al direct de eerste concrete acties uit en planden zij nog een paar vervolgacties.

Diezelfde middag kwam een ander verbeterteam bijeen, ook weer met mensen van de opdrachtgever en van de aannemer, voor een andere kaizen. Dit team kwam het constructieproces verder verbeteren. Ook hier kwamen de verbeteringen vrij gemakkelijk tot stand en was er voldoende bereidheid om concrete afspraken te maken. Geen van die activiteiten zijn echter nog uitgevoerd.

Het verschil?

In de eerste bijeenkomst waren de proceseigenaren van zowel de opdrachtgever als de aannemer aanwezig en namen ter plekke besluiten. Voor de tweede bijeenkomst waren de proceseigenaren natuurlijk ook uitgenodigd . . . maar uiteindelijk niet komen opdagen. En dan werkt het dus niet.