DIV = DEF

Het spreekwoordelijke handtekeningen-circus is een terugkerend onderwerp bij kaizen sessies bij de overheid. Het interessante is dat in de meeste gevallen parafen en handtekeningen geen waarde voor de klant hebben.

Ondertussen is een uitgaande brief nog steeds vaak een week langer onderweg dan nodig: Omdat na het afdrukken nog door “de juiste persoon” getekend wordt: DIV print de brief, de bode bezorgt de brief bij het secretariaat van de verantwoordelijke afdeling, dat ervoor zorgt dat de ondertekenaar hem te zien krijgt, na de vergaderingen, cursussen en andere verplichtingen buiten de deur. Waarna de brief dezelfde weg terug aflegt… En trouwens, niet zelden constateert de ondertekenaar in deze fase nog een fout -waarom zou hij anders moeten tekenen?-, waarna de brief eerst nog teruggaat naar de ambtenaar die ‘m heeft opgesteld -en deze hele procedure nogmaals doorlopen wordt-.

Al die stappen bij uitgaande post zijn niet nodig, als men binnen de organisatie afspreekt dat de uitgaande brief die bij DIV belandt, ook meteen kan worden verzonden. Met alleen de naam van de verantwoordelijke ambtenaar en zonder handtekening, of eventueel met een ingelezen jpeg bestandje van de handtekening -hetgeen juridisch op hetzelfde neer komt-.

Keer op keer worden tegen een dergelijke handelswijze bezwaren opgeworpen: Het zou wettelijk niet kunnen of mogen, het zou bestuurlijk ongewenst zijn. En telkens blijkt dat bij nader onderzoek nogal mee te vallen. Het wetsartikel of de procedure waarin staat dat uitgaande post ondertekend moet worden, is eenvoudig onvindbaar. Ook waar het beschikkingen betreft.

En dus is bij uitgaande post de naam van de verantwoordelijk ambtenaar meer dan voldoende. En zelfs die is niet persé nodig. Een korte toelichting volstaat: Dit bericht is automatisch gegenereerd en niet ondertekend.

Dat betekent dat deze hele retourstroom en keten van herstel uit de processen kan worden geëlimineerd. Het scheelt geweldig in de doorlooptijd én in de bewerkingstijd per brief: DIV = DEF.