De Verbeterkata bij een Scrum Retrospective Ceremonie

Wat ging er goed en wat ging er fout? zijn typische vragen bij Retrospective Ceremonies bij het toepassen van de Agile Scrum methodiek. Maar als je de vragen in een Retrospective stelt met daarbij de Verbeterkata als hulpmiddel, kun je Scrum teams nog beter helpen groeien.

De afdeling product development (R&D) van een groot installatiebedrijf nam de handschoen op en experimenteert daar nu mee. De Scrum Master vraagt bij de retrospective naar een doeltoestand of verbeterdoel. Vervolgens beschrijft het Scrum team de huidige situatie. De vraag die dan wordt gesteld is wat men moet doen om die doeltoestand te bereiken, oftewel, welke obstakels moeten worden weggenomen. En dan: wat moet als eerste worden opgepakt om naar de eerstvolgende doeltoestand te komen?

Een van de Scrum teams had als doeltoestand dat User Stories binnen de iteratie moesten worden afgerond. De huidige situatie was dat men op sommige User Stories geen commitment kon geven, bijvoorbeeld omdat men afhankelijk was van andere afdelingen die niet volgens de Agile methodiek werkten. De eerstvolgende doeltoestand die men graag wilde realiseren was dat benodigd materiaal -ingekocht door de afdeling inkoop- sneller beschikbaar zou zijn voor het Scrum team. Zodat User Stories wel afgemaakt konden worden.
Nu ging het nog zo dat men een opdracht verstrekte aan de afdeling inkoop en daarna geen informatie kreeg wanneer gevraagd materiaal beschikbaar was. Dit was een behoorlijk obstakel. Het team startte de eerstvolgende iteratie een experiment waarbij een inkoper van de afdeling bij de Daily Standup werd betrokken. Zodat deze het belang zou zien dat materiaal op een bepaald moment tijdens de iteratie beschikbaar was. Wat bereikt werd met dit experiment, was dat de inkoper geen inkoopopdracht meer nodig had, maar meteen wist wat het Scrum team nodig had. Deze ervaring werd daarna gekopieerd door andere teams: de inkoper werd voor een deel van zijn tijd  toegewezen aan meerdere Scrum teams. En het Scrum team kon verder met het volgende obstakel voor het afronden van User Stories in 1 iteratie… 

Kata process

Toepassing van de Verbeterkata is vooral erg krachtig omdat er dus meteen aan een  doelstelling wordt gewerkt. En het is dan de kunst om 1 of hooguit 2 items te kiezen om op te pakken. Het team maakt zichtbaar welke verbeteringen worden doorgevoerd, door gebruik te maken van een A3 visualisatie bord. Dit is een A3 met daarop de verbeterstappen en het hangt naast het gewone kanban of scrum bord. Omdat dit een echte visualisatie is, behoudt het team de focus. Net als bij het gewone kanban / Scrum bord wordt het team ermee geconfronteerd dat wanneer men geen acties onderneemt, er ook geen verbetering gaat plaats vinden.

Continu leren door herhaling

De Verbeterkata wordt telkens na het beëindigen van de volgende sprint herhaald. En dan kijkt het Scrum team naar de acties die zijn gedaan, welk resultaat dat heeft opgeleverd en wat men heeft geleerd van de aanpassing(en) die zijn doorgevoerd. Ook checkt het Scrum team of de acties hebben geleid tot een nieuwe verbeterde situatie (de Next Target Condition).

In andere vormen van Retrospectives kijkt men vaak niet terug naar de vorige Retrospective Ceremonie, maar houdt men alleen een nieuwe ceremonie en kijken teams alleen terug naar de deliverables uit de Sprint. Men geeft meestal geen aandacht aan de aanpassingen aan de werkwijze en wat daarmee bereikt is. Dit is jammer voor de leercurve en voor het borgen van de bereikte resultaten.

Gebruik van de Verbeterkata en het zichtbaar maken van de verbeteringen, leidt ertoe dat Scrum teams en de stakeholders echt gestimuleerd worden om voorstellen voor verbeteringen van de werkwijze ook daadwerkelijk op te pakken. Het komt zelfs voor dat er vanuit andere teams of andere management lagen in organisaties hulp wordt aangeboden om de volgende doeltoestand te bereiken.

Awesome….