Bezuinigen met respect voor mensen

Hoe kunnen we lean inzetten voor realisatie van noodzakelijke bezuinigingen bij de overheid? Lean gaat toch immers over procesverbetering met respect voor mensen? Dat zijn op dit moment mogelijk de meest prangende vragen van lean managers en lean adviseurs bij de overheid. Voor degenen die snel aan de slag gaan, is dat het makkelijkst.

 

Lean managers en adviseurs weten dat het lean instrumentarium goed werkt als continue procesverbetering hand in hand gaat met respect voor mensen: Dat zijn ook precies de twee pijlers van de Toyota Way. Procesverbeteringen worden gerealiseerd door de werkvloer, niet door interne superhelden of externe consultants, maar gewoon door diegenen die het werk zelf doen. Voor de mensen op de werkvloer moet er dan natuurlijk wel werk blijven: De meesten van ons komen tenslotte ook naar kantoor om in de kosten van levensonderhoud te voorzien.

 

We zeggen dus graag dat bij procesverbetering functies verloren kunnen gaan, maar mensen altijd behouden blijven. Maar hoe doe je dat als je een flinke bezuinigingsopgave hebt? Bijna alle kosten zijn personeelskosten…

 

Daar zijn verschillende mogelijkheden voor:

  1. Zorg ervoor dat medewerkers makkelijk op verschillende plekken inzetbaar worden: Op die manier kan minder werk op de ene afdeling worden opgevangen door werk of achterstanden op een andere afdeling.
  2. Neem geen nieuwe mensen meer aan, maar hanteer in plaats daarvan een model dat uiteindelijk groeit naar een bezetting op piektijden met 70% vaste medewerkers, 15% medewerkers met een jaarcontract en 15% uitzendkrachten of gedetacheerden.
  3. Schrap zodra en telkens wanneer dat kan de inhuur derden: In de meeste overheidsorganisaties wordt veel werk gedaan door gedetacheerden, inhuurkrachten –om achterstallig onderhoud te verrichten, of stapels weg te ruimen bij voorbeeld-. Die zijn eigenlijk alleen in piektijden nodig, en dan alleen nog als er geen overcapaciteit in de organisatie is.
  4. Zorg ervoor dat afgestoten taken weer verricht worden door de eigen medewerkers, die vrijgekomen zijn door hun procesverbetering. Dat bespaart de kosten van inkoop, die –als je het de kunst van het verbeteren beheerst- per definitie hoger zijn dan de kosten van zelf doen.
  5. Biedt andere directies, diensten, afdelingen, collega bestuursorganen en/ of samenwerkingspartners in de regio aan om de dienstverlening ook voor hen uit te voeren. Als je een proces beheerst, kun je het uitstekend ook voor een ander doen, die daar dan voor betaalt.

 

Hoe eerder je dus met lean bezuinigen begint, hoe meer ruimte je hebt om dit ook inderdaad met respect voor mensen te doen. De mogelijkheid om werkzaamheden van anderen over te nemen, is er over een paar jaar mogelijk minder of zelfs niet meer. Maar nu nog wel. Het devies is dus: Zorg dat je er op tijd bij bent!