AGILE, LEAN EN KLANTREIZEN BIJ DE GEMEENTE STICHTSE VECHT

Wat zijn de verschillen en overeenkomsten tussen Lean en Agile? Hoe kunnen beide aanpakken elkaar versterken? Wat moeten medewerkers en leidinggevenden leren om Agile te werken en welke competenties zijn daarbij belangrijk? Deze vragen kwamen aan de orde tijdens de LOP bijeenkomst van 27 juni gehost in de gemeente Stichtse Vecht, door Guusje Schreven, Agile manager, en haar collega’s Nanda, Lennart en Jessica.  

Guusje nam ons mee in de Lean en Agile reis van de gemeente Stichtse Vecht. Een kort filmpje lichtte de nieuwe visie, waarden en werkwijze van de gemeente toe met als kernpunten:

  • meerwaarde leveren voor burgers en maatschappij
  • de wil om digitaal en datagestuurd, omgevingsgericht, effectief en innovatief te zijn
  • flexibel en wendbaar als organisatie en als medewerker
  • naast vaste werkzaamheden werken medewerkers integraal in tijdelijke diverse teams
  • medewerkers inzetten op basis van passie en capaciteiten
  • tweebenige bedrijfsvoering: op het “standbeen” werken volgens de regels en met het “dansbeen” werken aan vernieuwing volgens nieuwe waarden

Een paar jaar geleden volgden een aantal medewerkers een Lean opleiding en gingen vervolgens aan de slag met het toepassen van de lean principes. Zij bereikten samen met verbeterteams mooie resultaten waaronder significante doorlooptijdverkortingen, minder fouten en “rework”, verbeteringen van de kwaliteit en toename van tevredenheid van diverse stakeholders. Inmiddels is de vonk overgesprongen en zijn al veel teams “besmet” met het lean gedachtegoed. Dit ondersteunen Interne Lean facilitators, die deze rol naast hun functie uitvoeren, door Lean Yellow Belt trainingen te verzorgen en procesverbeteringen te begeleiden. .

LEAN EN KLANTREIZEN

Door de ogen en beleving van de klant, ervaren hoe de dienstverlening stap voor stap verloopt. Kortom “de reis van de klant” meemaken als vertrekpunt van een procesverbetering. Een eye opener voor medewerkers en klantreisexperts die door middel van “klantreizen” hun inzicht in verbetermogelijkheden vergroten. Dit levert naast de toepassing van lean principes, een andere kijk op procesoptimalisatie, waar je als “interne” medewerker niet snel op komt. Met een paar voorbeelden van Jessica ten Brummeler over de klantreizen (Beleidsadviseur Dienstverlening) en Lennart en de Vries over lean verbetertrajecten (Projectleider Dienstverlening en Lean facilitator en trainer) werd duidelijk dat het de moeite waard is om buiten je eigen kennisgrens de huidige situatie te onderzoeken door de ogen van klanten.

AGILE WERKEN

Inzicht in wat je collega’s doen de komende twee weken, elkaars kennis versterken en activiteiten bundelen. Door scrum principes toe te passen op de projectenportfolio werken dertig projectleiders en medewerkers transparanter en efficiënter samen. Nanda Bader (Beleidsadviseur Ruimtelijke Ordening en Lean facilitator) vertelde hoe dit “Agile Portfolio” als experiment startte en inmiddels doorontwikkeld is tot een efficiënte en nuttige weekstart waar alle collega’s wat aan hebben. Van dertig “éénpitters” is er nu steeds meer sprake van een team van dertig verbonden en betrokken projectleiders die kennis delen en samen het beste resultaat nastreven.

AGILE, LEAN, VERSCHILLEN EN  OVEREENKOMSTEN

Wat vonden de deelnemers?

  • Agile is een manier om met elkaar te werken, denken en doen.
  • Lean doe je; Agile ben je
  • Agile voor uitvoering projecten en Lean principes toepassen voor procesverbetering
  • Overeenkomst tussen Lean en Agile is het klantperspectief als vertrekpunt (klantwaarde), flexibiliteit, flow verbeteren en verantwoordelijkheden beleggen daar waar hij thuis hoort
  • Proces lean maken kan via Agile werken uitgevoerd worden.Het versterkt elkaar doordat het resultaat sneller zichtbaar wordt
  • Lean draagt bij om Agile te werken in het toevoegen van waarde.

Na het uitwisselen van een aantal eigen “best practices” ging de discussie over wat medewerkers moeten leren om Agile te werken en welke competenties daarbij belangrijk zijn. Het blijkt vooral te gaan om:

  • de wil om te veranderen
  • waardevrij en transparant zijn
  • verantwoordelijkheid nemen

Om dit te faciliteren moeten leidinggevenden vooral :

  • leren loslaten
  • tijd beschikbaar stellen
  • actief uitdragen van Lean en Agile gedachtegoed en principes
  • veilige werkomgeving creëren
  • experimenteren en zorgen dat “fouten maken en ervan leren” mag!

CONTINU LEREN EN VERBETEREN

Tot slot, de kracht van lerend verbeteren die in het Agile voorbeeld van Stichtse Vecht naar voren kwam, is in onze ervaring ook de kracht van de kata van continu verbeteren. Deze kata zorgt er juist voor dat Lean implementatie niet bij een eenmalige verbetering blijft en dat iedere medewerker elke dag bijdraagt aan verbeteringen. Verbeteren op basis van kleine stappen of experimenten richting de gewenste verbeter richting. Met deze toevoeging versnelt de implementatie van lean en ontstaat een cultuur van continu leren en verbeteren.

Met dank aan onze host, Guusje Schreven!