-25% kan

 De grote vraagtekens van het CPB bij de miljardenbezuiniging op het ambtenarenapparaat zijn niet terecht. De 4 miljard die de partijen willen bezuinigen zijn best te realiseren, zonder in te leveren op beleid.

Volgens Coen Teulings, CPB-directeur, betekent een bezuiniging van 4 miljard een reductie van 25% op het totale ambtelijk apparaat, zowel bij het Rijk als bij de lagere overheden. Hij noemt dat zeer omvangrijk en betwijfelt of het haalbaar is.

Is dat inderdaad zo?

Allereerst de haalbaarheid. Voor wie niet bekend is met bepaalde in het bedrijfsleven, maar inmiddels ook bij de overheid benutte werkwijzen, is enige aarzeling voorspelbaar. Voor hen klinkt 25% reductie op het ambtelijk apparaat als een oproep tot snoeiharde bezuinigen, rücksichtloss snijden in beleidsdoelstellingen, korten op voorzieningen voor de burger, en beknibbelen op de kwaliteit van de dienstverlening. Er is geen bestuur dat met zo’n palmares de volgende verkiezingen in wil gaan. Zo bezien lijkt 25% kostenreductie dus inderdaad een onoverkomelijke taakstelling.

Maar zij die bekend zijn met de filosofie van lean management, weten dat het wel degelijk mogelijk is om grote stappen te zetten in kosten-reductie en dat dat vaak ook nog eens gepaard gaat met een verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, van de ervaring van klanten en opdrachtgevers én het werkplezier van medewerkers. Dat komt doordat de meeste organisaties -commerciëel en niet commerciëel- last hebben van talloze verborgen verliezen: te veel betrokkenen, onhandige overdrachten, irritante en te lange vergaderingen, herstelwerkzaamheden laat in het proces, wachttijden… Die inefficiënties sluipen erin -meestal met de beste bedoelingen van alle professionals die ervoor verantwoordelijk zijn-. Lean management helpt om ze eruit te halen en als verborgen winst te verzilveren. Bijvoorbeeld door werkprocessen handiger te structureren, onnodige wachttijden weg te nemen, slimmer om te gaan met het opgestapelde werk en meer met professionele standaarden te werken, hetgeen de flexibele inzet van medewerkers vergroot. En dat is zeker ook het geval bij publieke organisaties, die opereren in een complexe omgeving met veel verschillende belanghebbenden. De opbrengsten van zulke exercities zijn vaak veel groter dan ooit voor mogelijk gehouden.

En dat brengt ons bij de tweede veronderstelling: Namelijk dat 25% een omvangrijke reductie is. Op het eerste gezicht klinkt 25% inderdaad als vrij omvangrijk. Maar het klinkt meer dan het is. Die 25% moet namelijk wel over een periode van 4 jaar worden gerealiseerd. Dat betekent dat per jaar niet meer dan 7% hoeft te worden bezuinigd.

Door ieder jaar kritisch te kijken naar je processen en door daarin telkens het aantal overdrachten te verminderen, de daarmee samenhangende inwerk- en opstarttijden te bekorten en de overleggen te reduceren, en in het algemeen de werkmethode te verbeteren, is telkens weer 7% te reduceren. Dat leert althans de ervaring van al diegenen die de afgelopen jaren met hun organisaties lean management hebben omarmd.

Het aardige is dat 7% per jaar een percentage is dat meestal geheel kan worden opgevangen door het natuurlijk verloop waar overheidsorganisaties hoe dan ook mee te maken hebben. Als het natuurlijk verloop al niet volstaat, dan kan dat eventueel nog aangevuld worden met een reductie van inhuur van derden.

De flexibilisering van inzet van professionals die organisaties met lean management leren toepassen, leidt ertoe dat met dezelfde mensen veel meer taken te doen zijn en dat vertrekkende collega’s niet persé vervangen hoeven te worden. Voor medewerkers wordt het werk in de regel afwisselender en bevredigender.

Eén en ander neemt natuurlijk niet weg dat het wel wat vergt om deze taak te realiseren. Het is immers geen eenmalige exercitie waarbij even wat gesnoeid en geschrapt wordt. Het gaat erom dat er een cultuur gecreëerd wordt, waarin het voor iedereen de norm is om voortdurend te werken aan verbetering van de processen. Waarbij alle medewerkers een betrokken en positieve rol spelen. Dat is wat de organisatie te leren heeft en dat gaat niet vanzelf. Het vergt een belangrijk committment van het openbaar bestuur en de ambtelijke top. En een goed geleid proces met professionele aandacht voor verander-management.